Ο ποιοτικός ερευνητής, αφού συλλέξει τα δεδομένα του, πρέπει να τα καταγράψει όλα σε χαρτί. Αν έχει διεξαγάγει συνεντεύξεις, τότε αυτές πρέπει να καταγραφούν/απομαγνητοφωνηθούν λέξη προς λέξη, όπως επίσης οι παύσεις της ομιλίας αστεία και χειρονομίες. Όταν οι συνεντεύξεις ή οι παρατηρήσεις καταγραφούν, τότε ο ποιοτικός ερευνητής διαβάζει και ξανά και ξανά όλα τα καταγεγραμμένα δεδομένα. Σκοπός του είναι να τα θυμηθεί αλλά και να αρχίσει να τα κατανοεί, δηλαδή να μπορέσει να αποκτήσει μια ολοκληρωμένη αντίληψη ως προς το τι λένε ή κάνουν οι συμμετέχοντες.